Как работают виртуальные офисы

Вы начинаете собственный бизнес и хотите сэкономить? Вы хотите сначала попробовать себя в деловом мире, прежде чем подписывать договор аренды офисных помещений? Подходит ли ваш бизнес для работы в виртуальной среде? Готовы ли ваши сотрудники работать из дома? Или вы просто думаете, что экономические преимущества являются достаточной причиной для рассмотрения виртуального рабочего места?

Какими бы ни были ваши доводы, мы поможем вам решить некоторые проблемы, с которыми вам придется столкнуться при создании виртуального офиса. Мы также обсудим некоторые преимущества и недостатки работы исключительно в киберпространстве. Начнем с того, где будет выполняться ваша работа.

Обустройство виртуального офиса

Технически ваш офис там, где вы находитесь. Благодаря имеющимся в настоящее время технологиям вы можете вести бизнес практически из любого места. Ваш офис может быть у вас дома, в машине, в аэропорту, на пляже или даже на вершине горы. В типичных ситуациях ваш офис будет находиться у вас дома, независимо от того, путешествуете вы или нет. Если это так, вам нужно иметь хороший настрой. Это поиск тихого места вдали от отвлекающих факторов, которые всегда будут у вас дома. К ним относятся холодильник, телевизор, дети, стиральная машинка, шум от соседей ... Это может отвлекать.

Если вы хотите, чтобы это работало, у вас должна быть дисциплина, и вы должны сделать свой офис специально отведенным рабочим местом, даже если он находится в спальне или на кухне. Поместите его туда, где вам нравится находиться, используйте комнату, которая больше всего подходит для работы.

Юридический адрес для виртуального офиса

Но как насчет вашего юридического адреса? Если вы ведете бизнес из дома, вы, вероятно, не хотите, чтобы ваш домашний адрес использовался в качестве рабочего адреса. В зависимости от типа бизнеса это может просто не произвести нужного вам впечатления на контрагентов. В этом случае у вас есть два варианта. Вы можете арендовать почтовый ящик или воспользоваться услугой почтового ящика через агентство по получению почты, которое дает вам корпоративный адрес и номер квартиры. У каждого варианта есть недостаток, заключающийся в том, что вам нужно идти куда-нибудь за своей почтой (хотя могут быть службы, которые доставят вам почту).

Настройка виртуального офиса

Если ваша работа связана с поездками к клиентам или в другие места вдали от вашей домашней базы, вам, вероятно, следует подумать о покупке портативного компьютера, а не настольного компьютера. С ноутбуком у вас всегда будут под рукой все файлы, и у вас не будет тех неловких моментов, когда вы оставили важный документ в своем офисе, потому что ... ну, ваш офис с вами. Хотя ноутбук может показаться немного громоздким, чтобы всегда с ним путешествовать, существует множество легких моделей, которые очень мощны. Просто убедитесь, что у вас есть хорошая сумка для переноски с плечевым ремнем и местом для ваших бумажных документов.

Если вам не нравится постоянная работа с клавиатуры и маленького экрана ноутбука, есть другие решения. Да, они все продумали! Чтобы сделать использование ноутбука более эффективным в домашнем офисе, можно установить док-станцию, к которой вы можете просто подключить ноутбук. Док-станции позволяют легко иметь стандартный монитор, клавиатуру и мышь, принтер, факс, сканер и другие периферийные устройства, всегда подключенные и готовые к использованию. Подключив ноутбук к док-станции, вы сможете использовать его как стандартную настольную систему, и вам не придется беспокоиться о передаче или синхронизации файлов на другой компьютер.

Если вы не путешествуете или вам не нужен доступ ко всем вашим файлам во время путешествия, вы можете просто приобрести настольный компьютер. Убедитесь, что у вас достаточно места на жестком диске, памяти для одновременного запуска нескольких программ и умеренно быстрый процессор. Если вы работаете с графикой (все, что связано с фотоизображениями, иллюстрациями или анимацией), вам понадобится гораздо более быстрый процессор, а также больше оперативной памяти и места на жестком диске.

Встречи с клиентами в виртуальном офисе

Встречи с клиентами не всегда могут происходить в киберпространстве или по месту нахождения клиента. Когда вы сталкиваетесь с такой ситуацией, вместо того, чтобы приглашать клиента к вам домой (при условии, что они находятся в одном городе), обратите внимание на представительские апартаменты или отели, которые предлагают помещения, которые можно арендовать на короткий период времени. Если у вас есть собственный бизнес, вы можете рассмотреть возможность аренды Executive Suite, который предоставляет вам услуги администратора, голосовую почту, электронную почту и другие услуги, а также ограниченный по времени доступ к частным офисам, переговорную комнату и конференц-зал. Если вам не нужна такая услуга на регулярной основе, вы также можете арендовать помещения на почасовой основе по довольно разумной цене. С точки зрения домашнего офиса, необходимо рассмотреть несколько юридических вопросов. Во-первых, находится ли ваш дом в зоне ведения бизнеса? Каким бизнесом вы можете заниматься на дому? Ознакомьтесь с местными постановлениями о зонировании, чтобы убедиться, что вам не нужно получать какие-либо специальные разрешения или лицензии, а также какие-либо ограничения на то, что вы можете делать из своего дома. Например, если ваш бизнес требует, чтобы клиенты приходили к вам домой, отсутсвие парковки может быть проблемой.

Преимущества и недостатки виртуального офиса

Хотя преимущества работы из дома / виртуального офиса могут показаться вам очевидными - больше свободы, больше гибкости, возможность быть дома со своими детьми - вероятно, есть еще больше преимуществ, о которых вы не думали. Вот несколько:

- Экологические выгоды от отказа от вождения автомобиля в медленно движущемся потоке загрязненного воздуха

- Снижение загруженности дорог

- Снижение уровня стресса из-за отсутствия необходимости ехать на работу и с работы в перегруженном транспортном потоке

- Сэкономленное время на дороге до офиса и до дома

- Денежная выгода от экономии на топливе, деловой одежде и обедах

- Выгоды от возможности более эффективно управлять своим временем

- Производительность повышается, если вы можете работать, когда вы наиболее продуктивны

- Польза для здоровья от правильного питания, включающего меньше фастфуда

- Возможность заниматься физическими упражнениями, когда это необходимо

- Снижение стресса

- Преимущество более сбалансированной жизни

- Более расслабляющая рабочая среда

- Больше возможностей нанять работников с частичной занятостью или подрядчиков

- Большой пул кандидатов на работу, потому что местоположение не так важно

Недостатки виртуального офиса:

- Отсутствие личного общения увеличивает вероятность недопонимания

- Технические трудности, мешающие общению или ходу работы

- Чувство разрозненности среди сотрудников

- Меньше командного духа среди работников, менее сплоченный коллектив

- Проблемы, отделяющие свободное время от рабочего, потому что работа всегда «рядом»

- Менее удобно выполнять поручения в обеденное время

- Чувство изоляции, если вы всегда один дома

- Отсутствие поддержки - как административной, так и управленческой.

Эти списки, безусловно, можно продолжать. Ваша задача - определить недостатки, присущие вашему бизнесу, и превратить их в преимущества. Возможно вам понадобиться помощь. Вам могут потребоваться знания профессионала, особенно на начальном этапе, чтобы действительно сделать эту работу. Благодаря хорошему планированию, общению и технической поддержке, когда это необходимо, ваш виртуальный офис может добиться успеха и способствовать развитию виртуального бизнеса в будущем.